オフィスまたはビジネスを移転する際に誰に通知するか

オフィスの移転は複雑です。 非常に多くの作業が必要なため、小さなタスクでありながら重要なタスクを見落としがちです。 オフィスを順調に進めるには、オフィスの移動に役立つ重要なタスクのチェックリストを用意し、次のチェックリストガイドを使用して、何も残していないことを確認します。

クライアントと顧客

最初に、できれば移動が行われる少なくとも1か月前に、移動について顧客ベースに知らせることをお勧めします。 会社のデータベースの全員に地図を添付または添付した正式な手紙またはメールを送信して、新しい場所に関する情報を提供します。 または、小売店の場合、正面ドアに地図と通知サインを配置し、購入ごとに小さなチラシを提供します。 ウェブページに情報を投稿し、わかりやすい指示と顧客の再訪問を維持するための詳細を記入してください。これには「ムーブイン」セールや公式オープニングパーティーが含まれます。

また、移動中に閉店するか、時間を短縮するかをクライアントに知らせる必要があります。これは、ドアがロックされている場合に顧客が不満を抱かないようにするための重要な通知です。 営業時間を事前に把握しておくことで、クライアントからの電話を大幅に節約し、サービスのために競合他社に電話するのを防ぐことができます。 つまり、移行中に顧客にサービスを提供する計画を顧客に知らせます。

サービスプロバイダー、ベンダー、政府機関

会社が定期的に使用しているサービスとベンダーに通知します。 プリンター会社、宅配業者、事務用品店、またはインターネットサービスプロバイダーが含まれる場合があります。

銀行と保険

銀行は早めに通知する必要があります。会社の小切手の住所を変更し、小切手を印刷してクレジットカード会社やその他の金融機関やサービスプロバイダーに通知する必要があります。 ある銀行から別の銀行、またはある支店から別の支店にビジネスアカウントを移行することで、会社が利益を得ると判断する場合があります。新しい場所/近隣で利用可能なサービスについては、銀行の担当者にお問い合わせください。

保険会社にも早期に通知する必要があります。 新しいスペースを評価し、必要に応じて新しい見積もりを提供する必要があります。 これは、引越し保険について、またあなたのオフィスを保護するために必要なものについて保険会社と話すのに最適な時期です。

着信電話メッセージを変更する

会社情報やマーケティング資料の更新に加えて、一般市民が今後の動きを確実に理解できるようにする他の方法があります。 留守番電話/ボイスメールサービスに、移動の日付、移動先、およびサービスへの影響を示す通知を追加します。 特定の懸念がある可能性のあるクライアントの連絡先情報を必ず提供してください。

従業員に、移動に関する情報と新しい住所を使用して、直通オフィスのボイスメール回線も変更させます。 繰り返しますが、これは連絡先に移動を思い出させ、連絡先データベースにない人に変更を知らせる簡単な方法です。

署名欄を変更する

すべての従業員の電子メール署名行に通知を追加すると、送信されるすべての電子メールが受信者に今後の動きを思い出させるようになります。 これは、会社の連絡先リストに含まれていない個人にリーチする素晴らしい方法です。

スタンプ送信対応

「新しい住所に注意してください」と書かれた赤いスタンプを購入します。これらのスタンプは通常、事務用品店で購入できます。 更新されたレターヘッドにスタンプを押して、受信者がアドレスの変更を認識できるようにします。 この通知手順は、移動が完了するまで適用できない場合があります。

電話

これは、移動に関して最初に連絡するユーティリティである必要があります。移動中はビジネスを開いたままにしておくか、できるだけ中断しないようにする必要があります。 電話会社に移転の時期を知らせて、移転日の前日に電話を設置し、新しい場所で操作できるように依頼します。 これにより、最初の日に新しい場所でシステムが稼働します。

会社に、あなたの引っ越し当日から効果的な着信転送システムのセットアップを依頼してください。 会社で電話番号を変更する場合は、電話番号の変更を発信者に知らせるために、古い番号にアドバイザリを追加するように要求してください。 引っ越した後は、古い番号に電話して、サービスが適切に機能することを確認してください。 また、新しいビジネス番号と住所が次の電話帳とディレクトリで更新されていることを確認してください。

郵便局、メール、ソーシャルメディアアカウント

郵便局に移動を通知し、移動後数か月間メールを転送するよう手配します。 前述のように、移動前と移動後に従業員の署名行に移動通知を追加します。 署名の移動後、受信者に住所と連絡先情報の変更を記録するように依頼する必要があります。 あなたのオフィスで小包を受け取り、降ろす通常の宅配会社にも、住所の変更とサービスの変更を通知する必要があります。